第三节 职位说明书的编写

如前所述，职位分析的结果是职位说明书，职位说明书是一份关于工作是什么，谁适合这份工作的书面文件。

编写职位说明书并没有标准化的格式，然而大多数职位说明书都包括以下7个方面的内容：工作标识、工作概述、工作职责、工作权限、工作环境、工作绩效标准、工作规范。

一、工作标识

工作标识是关于职位的基本信息，是一个职位区别于另一个职位的基本标志。一般要包括以下几项内容：职位名称、职位代码、所属部门和直接上级、工作关系等。

(一) 职位名称

职位名称一方面反映了工作的主要职责内容；同时也指明该职位在组织中的等级位置，如人力资源经理，销售主管。职位名称编写的基本原则：一是尽可能标准化；二是要进行美化处理。

(二) 职位代码

主要是为了方便职位的管理，用人单位可以根据自己的实际情况来决定应包含的信息。例如在某用人单位中，有一个职位编号为HR-03-06，其中HR表示人力资源部，03表示主管级，06表示人力资源部全体员工的顺序编号。

(三) 所属部门和直接上级

所属部门表明了该职位的所属部门，如人力资源部、销售部。直接上级则是要列明该职位的上级职位名称，如人力资源总监、销售经理，而非上级职位的任职者。

(四) 工作关系

工作关系指该职位在职位体系上所处的位置，以及因工作需要和公司内外部人员所发生的工作关系。一般分为外部与内部两个层面。如人力资源经理的内部沟通有分管副总经理、部门经理与员工。外部沟通有上级主管部门、所在城市人事劳动部门、各主要媒体或招聘网站、各主要培训机构、应聘人员或同行，相关行业协会。

二、工作概述

工作概述即工作的概括性陈述，描述的是工作的性质概况及主要活动。通常用一句或几句简短的话告诉我们一项工作是做什么的。如人力资源经理的工作概述可这样描述：协助制定、组织实施公司人力资源战略，建设发展人力资源各项构成体系，最大限度地开发人力资源，为实现公司经营发展战略目标提供人力保障。

三、工作职责

工作职责即工作的职能和责任，是职位描述的重点内容，要逐项列出本岗位所应负有的职责，是工作概要的具体化。其编写应符合完备性、独立性、稳定性等特点。

四、工作权限

工作权限即职位任职者所拥有的对资源分配的影响力，一般包括人事权、财务权、信息权等方面。要注意的是，权限和责任应该是对等的，权力的赋予是为了职责的履行。

五、工作环境

工作环境通常包括工作的场所，在室内、室外还是其他的特殊场所；工作环境的危险性，说明危险性存在的可能性，对人员伤害的具体部位、发生的频率，及危险性原因等；工作环境中的不良因素，即是否在高温、高湿、寒冷、粉尘、有异味、噪声等工作环境中工作，工作环境是否使人愉快。

六、工作绩效标准

有些职位说明书中包括“绩效标准”这一部分，它列明了在职位说明书提及的每项主要职责之下应达到的标准，以定量化为最好。

七、工作规范

工作规范主要说明任职者需要具备什么样的资格条件及相关素质，才能胜任某一岗位的工作。常见的任职资格条件有：学历及专业要求；所需资格证书；经验要求：一般经验、专业经验、管理经验；知识要求：基础知识、业务知识、政策知识、相关知识；技能要求：即完成本岗位工作所需要的专业技术水平；一般能力要求，如计划、协调、实施、组织、控制、领导、冲突管理、公共关系、信息管理等能力及需求强度；个性要求，如情绪稳定性、责任心、外向、内向、支配性、主动性等性向特点。工作规范是对任职者的最低要求，亦即任职者不具备此任职资格将无法完成其工作。

职位说明书的范例见表3-3。