2.4 公文用语规范

在人际交往中，我们与人交流，针对不同人、不同场合和不同目的，会使用不同的说话方式。而公文正是我们在工作中与人交流的重要工具，在语言上同样具备特定的规范和要求。了解并遵循公文用语规范，能使我们的公文更加严谨。

2.4.1 公文写作语言要求

公文写作语言要求与公文的特性相对应，应力求规范严谨、庄重平实、简洁明了，如图2-5所示。

1.规范严谨

规范严谨是对公文写作语言的基础要求，这就意味着我们在撰写公文时，要做到用语真实、准确。真实、准确的用语是公文写作的底线，是一个公文撰写人员必备的职业操守。

在撰写公文时，我们要做到“三不写”，即内容不真实确切不写、材料没落实到位不写、事实没调查清楚不写。换句话说，就是案皆可考、言必有证。

值得注意的是，公文用语虽然讲究真实、准确，但在某些特定的语境中，为了让公文的语言表达更加周密、严谨，我们需要使用模糊词语。

模糊词语是指外延不确定、作者有意不进行详细交代或内涵不确定的弹性语言。模糊词语虽然词义模糊，但能让我们的文章整体更加准确。例如，当事物发展的最终结果不确定时，我们可以用“力求”“期许”等模糊词语，而不用“必须”“一定”等带有强烈确定色彩的词语；当事件发生的时间不确定时，我们可以用“最近”“当前”等模糊词语。

2.庄重平实

公文是机关或组织用以传递策令、指挥工作、沟通信息、完成公务的重要工具和手段，具有很强的政策性和实用性，表明作者的严正立场和严肃态度。因此，公文写作用语除需要规范严谨之外，还需要庄重平实。

很多人认为庄重平实只是一种形容词汇，很难对应确切的写作方式。事实上，要想做到用语庄重平实，可以从图2-6中的具体要求入手。

事实上，我们在公文写作中，极有可能会不自觉地使用口语。

在我多年的工作生涯中，也曾多次出现这样的问题，还因此闹过不少笑话，于是我总结了常见的汉语口语词。大家在写作时可以参考表2-2的内容，避免使用这些词汇或用语。

另外，因为受地方方言或语言习惯的影响，我们也很容易在公文写作中使用方言或网络用语。例如“荸荠”，在各地方言中可能被称为“马蹄”“皮球”等；流行词汇“炒鱿鱼”“月光族”等。在公文写作中，我们要尽量规避这些词汇，用更标准的书面用语替代。

总体来说，要使我们的公文写作用语庄重平实，我们应该尽量选用含义明确的词语，准确地表达出相关概念的内涵和外延，正确揭示事物的真相及本质，还要认真辨析语言的感情色彩，使之符合机关、组织所要传达的价值观念。

3.简洁明了

公文的内容需要简明扼要，既要言之有物，又要简而不空。要做到这一点，我们在公文写作时可以使用“用语简化三部曲”，如图2-7所示。

（1）开门见山地指出公文的中心思想

公文的本质是应用性文章，所以一定要以阅读者能够准确、快捷地阅读公文作为行文的首要前提。这就决定了我们在撰写公文时，要直接表述，开门见山地指出发文意图、公文的中心思想以及公文要传达的价值观念。

（2）尽量选用含义丰富、准确的概括性用语

概括性用语能帮助我们缩短公文的篇幅，也能让我们的用语更具有深度和广度，是我们简化公文用语的“不二法门”。在我们的工作中，常常会遇到“高度浓缩”的概括性用语。

例如，“以经济建设为中心，坚持四项基本原则，坚持改革开放”就可浓缩为“一个中心，两个基本点”。

（3）反复修改，删除不必要的段落与字句

有时，我们在写作中为了强调某一件事，会反复提及此事，并使用大量的形容词来描述这件事，这样会使我们的公文看起来烦冗、复杂。在初步拟稿完成之后，为了公文用语更加简洁明了，我们需要再三检查，删除多余、重复的语句或“空话”“废话”。

如果把公文写作比喻成建造房屋，那么公文的写作语言就是垒砌房屋的一块块砖瓦，要想公文“房屋”修建得稳固、美观，“砖瓦”就必须按照要求垒砌。

2.4.2 公文常用特定用语一览表

公文在逐渐演化、发展的过程中，逐渐形成了一系列特定用语，这些特定用语的使用，能使我们的公文看起来更加规范、专业，熟知这些常用特定用语，能让我们的公文增色不少。公文常用的特定用语如表2-3所示。

以上就是关于公文写作的基础知识，在开始公文写作之前，了解公文的基础知识是必不可少的。当公文的基础知识了然于心时，我们下笔才会“如有神助”。

写作练习

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[1]资料来源：《青海省国家行政机关公文处理实施细则》