1.1 公文的定义与基本功能

公文作为一种应用型文体，在实际工作中的应用范围非常广泛，但很多人对于公文的理解往往是片面而狭义的，他们也并不知道公文的功能和作用，这样往往导致撰写出的公文无法抓住公文写作的精髓。

因此，了解公文的基础知识是我们迈入公文写作大门的第一步。

1.1.1 公文的定义

公文是一种古老的文体，我国历史上称为“官文书”，主要是指官方公务文书。随着时代的发展，公文被赋予更多内涵，不再特指官方公务文书，只要是法律规定的组织，都有权利拟定公文。因此，公文就有了狭义和广义之分。

狭义上的公文，主要指党政机关法定公文，也被称为行政类公文，这类公文是国家机关在行政管理过程中为处理公务而按规定格式制作的书面材料。

2012年4月16日《中共中央办公厅 国务院办公厅关于印发〈党政机关公文处理工作条例〉的通知》（中办发〔2012〕14号）借鉴并延续了以往公文法规中对公文概念的逻辑表述，对公文的定义做出了明确界定，指出公文种类主要有决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要，共15种。

该通知还明确规定：党政机关公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。

由此可见，党政机关公文是处理公务的工具，工具性是其本质属性。

广义上的公文，除党政机关法定公文之外，还包括社会团体、企事业单位等各种法定组织在处理公务过程中形成并使用的文字材料。广义公文的涵盖范围非常广，种类繁多，包括工作总结、产品介绍、计划、规章制度、调查报告、简报、专用书信、讲话稿、讣告、悼词等。

换句话说，凡是法律规定的组织制发的相应文字材料，都可以被称为公文。

1.1.2 公文的六个基本功能

作为各个组织处理公务的工具，公文拥有其他文种所无法拥有的特定功能，这些功能使公文在日常生活中的应用十分广泛，公文的六个基本功能如图1-1所示。

1.规制指令

公文是机关、单位成员处理公务及管理其他成员的重要媒介，其基本的功能就是发号施令、传达信息。在组织管理中，公文发挥着规范控制、令行禁止、组织协调的作用。

规制指令功能在党政机关法定公文中体现得尤为明显。在这类公文中，相当一部分是用来制定和发布全国性或地方性的各种法律、法规和制度的，这些法律、法规和制度具有强制执行性，要求人们必须按照文中的条例执行。

上级通过下发公文，对下级进行管理。不论是宣传思想、发布政策、组织开展各类活动等强制性的文件，还是提出具体建议或意见、工作上的指引等指导性的文件，下级都必须严格执行。一旦公文无法发挥强制和指导的作用，上级对下级的管理就会陷入混乱，因为在管理时无法找到依据。

2.明事通情

组织、机关中的领导在实施管理职能、开展公务活动中，需要与各级人员保持通畅的沟通，及时交流意见、商洽问题，最后达成共识、互相协作，与其他人员一起配合完成工作任务。

这个沟通、交流的过程，其实就是公文发挥明事通情功能的过程。在实际工作中，我们常常可以看到上级通过发布通知、通告来规范组织内部人员的行为，同时也以此维持公务活动的秩序。

3.参谋决策

“人非圣贤”，组织内各级领导在处理公务的过程中，无法避免错误的产生。然而，加强信息的搜集，进行多方调查、研究和意见征集，能够有效降低错误产生的概率。

公文拥有法定渠道，能够合法、有效地向社会各界征集信息。例如，调查报告、经验材料等公文，不仅能清晰地阐述情况、揭示问题，还能提供相应的对策，让领导在处理公务时更加科学、合理。

4.宣传舆论

公文本来就属于文章的一种，自然具有所有文章都具备的基本功能——宣传舆论。而组织内各级领导在实施管理职能、开展公务活动和推动工作进行时，恰好需要有效的宣传舆论支持。因此，公文就成为组织内外宣传舆论的核心。

公文的宣传效果显著，通常的表现形式为指导意见、会议纪要和表彰性通报等。利用这些表现形式，公文发挥着阐明事理、启发觉悟和提高认识水平的重要作用。

5.商洽联络

公文的功能有时类似于书信，能让组织内外的各级人员进行商洽联络，能够进行及时、规范的沟通和交流，便于共同开展工作，发挥整体协同效应。

通知、通报、报告、请示、函等公文都具有信息交流、商洽联络的功能，是组织之间相互联系的桥梁和纽带。

6.存储凭证

公文既是组织之间的沟通桥梁，又是组织内的人员开展工作的凭证和依据。

首先，各级人员在开展或请示、指示工作时，公文能够起到非常好的证据留存作用。通过留存下来的公文，我们可以非常清晰地看到该组织或个人是否依照规章制度行事，是否履行了相应的职能。公文是组织内人员履行职能、开展工作的真实记录。

其次，公文都需要存档，这些公文也具有参考意义。其他人在开展后续工作时，如果遇到类似情况，就可以参考之前的公文，总结前人工作的经验。

最后，从某种程度上来讲，公文还具有历史文献的作用，尤其是一些记载重大历史事件的公文，其历史价值更大。就像古人留下的公文，对现代人研究当时的情况具有重大的参考价值。

在写作公文前，知悉公文的六个基本功能，可以让公文发挥更好的作用。

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