问题8
破解盲目收藏一箩筐，用的时候找不到

工作中，很多执笔人有随手收藏写作模板和金句素材的习惯，时间久了，这些素材难免杂乱无章，陷入“收藏必吃灰”“归集后必找不到”的怪圈。

所谓“收藏必吃灰”，意思是看到一个金句，点击“收藏”后，很可能再也不会打开看第二遍。

所谓“归集后必找不到”，意思是将收藏的素材分门别类地归集到电脑中的文件夹中后，动笔写公文时，就算逐个点开文件夹，逐个查看文件，也大概率找不到自己需要的内容。

使用电脑的检索功能，输入关键词，可以定位到目标文件。但是，使用这个方法，仅能检索到文件标题中含有目标关键词的文件，更多的时候，执笔人需要的是找到文件内容中包含目标关键词的文件。我们怎样才能实现精准定位和检索呢？

在这里，我分享一个方法，充分利用Excel，如图1.1所示。

第一步，根据工作需要和个人习惯，对常用的公文结构进行拆分，并为每一部分设置单独的表单（在Excel中，未命名的表单显示为“sheet×”），比如，分别重命名表单为“帽段”“过渡段”“典故”“框架”“标题”“结尾”“观点”等。日常工作中，执笔人看到好词好句、精致标题、新颖的框架结构、逻辑层次清晰的帽段、语言分寸得当的过渡段等，可以粘贴入对应的表单。

第二步，同时按下键盘上的“Ctrl”键和“F”键，输入关键词，选择“工作簿”（不是工作表），单击“查找全部”，即可把各个表单中包含目标关键词的段落一并检索出来。比如，执笔人需要撰写一篇“创新”主题的文章，可以按照该步骤逐项操作，如图1.2所示。

这样，就可以把包含“创新”这个关键词的各个素材迅速检索出来。