2.1.1 页面设置为何出错

有的职场新人接到工作任务后，会立刻陷入紧张、焦虑的状态，只想赶紧写完赶紧交差。在这里，我要分享一个好的工作习惯——准备写稿时，新建文档后立刻按照格式规范设置页边距、文档网格等页面格式，养成不设置格式不动笔的习惯。

1．设置页边距

写公文材料时，如无特殊要求，页边距一般设置为上3.7厘米、下3.5厘米、左2.8厘米、右2.6厘米。

设置路径为在Word文档中单击“页面布局”—“页面设置”按钮（在不同版本的Word中，此处名称略有不同，但位置相似，大家可自行寻找），打开“页面设置”对话框，选择“页边距”选项卡。在“页边距”选项卡界面，可以看到各边距值的设置框。

2．设置文档网格

写公文材料时，如无特殊要求，每行字符为28个，每页为22行。

设置路径为在Word文档中单击“页面布局”—“页面设置”按钮，打开“页面设置”对话框，切换到“文档网格”选项卡，选中“指定行和字符网格”单选按钮，设置界面如图2.1所示。

实际操作过程中，我发现，有的职场新人按照如图2.1所示的方式设置完成后，字间距特别大，呈现如图2.2所示的效果。大家数一数就会发现，每行根本不是28个字，而是21个字。

问题出在哪里呢？在于设置文档网格前，没有正确设置文字的字体、字号。调整步骤如图2.3至图2.6所示。

第一步：打开“页面设置”对话框，在“文档网格”选项卡中单击“字体设置”按钮，如图2.3所示。

第二步：打开“字体”对话框，依次设置字体、字形、字号等字体格式，设置完成后单击“确定”按钮，如图2.4所示。

第三步：返回“页面设置”对话框，切换到“文档网格”选项卡，在“文档网格”界面中，大家可以发现，“字符数”并不是每行28个字，而是每行21个字，如图2.5所示。

第四步：修改图2.5中用框框住的文本框，将“字符”修改为“每行28”，将“行”修改为“每页22”，即可完成对文档网格的设置，正确的设置效果如图2.6所示。