2.1.3 页码设置分步拆解

页码设置是职场新人非常容易忽视的细节之一，即便记得要加注页码，设置的时候也经常因为页码的类型和可居位置太多了，不知道应该选哪一种。

我们来看看官方文件的规定。

《党政机关公文格式》（GB/T 9704-2012）对公文中的页码设置做出如下规定：

一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。

看完之后，职场新人大多发现自己很难完全理解。接下来，我逐一拆解细节，只要你关注以下几个问题，页码设置基本不会出错，如表2.2所示。

如果觉得文字叙述难以理解，可以通过图片进行直观了解，如图2.7所示。

通过以上表格、图片，我们对正确的页码外观有了初步了解，那么，正确的页码格式是如何设置出来的呢？分步骤讲解如下。

第一步：插入页码。在Word文档中单击“插入”—“页码”—“页面底端（靠右）”—“普通数字”选项。

第二步：设置“页码格式”，选择“1”，并插入符号栏中的“—”及空格。

第三步：设置页码的字体、字号。双击页码，切换到“开始”选项卡，设置字体为“宋体”，字号为“四号”。

第四步：设置“右侧缩进1字符”，具体步骤如图2.8所示。

第五步：设置“奇偶页不同”和“一字线上距版心下边缘7mm”（将“页脚底端距离”设置为2.5厘米，可以满足“一字线上距版心下边缘7mm”的要求），具体设置方法如图2.9所示。

第六步：设置偶数页页码。双击偶数页页码数字，位置选择“页面底端（靠左）”，其余操作同上。

辅导职场新人写公文材料的过程中，我强调过很多次，一定要注意，不可以报送格式错乱的公文材料。因为不管你写得有多好，如果格式不对，可能上级单位的阅稿人连看内容的心情都没有。但是即便反复强调，我仍然会时不时地收到有格式错误的公文材料，请教了部分职场新人才得知，原来职场新人写公文材料时，写到最后，大多处于用脑过度、精力透支、天晕地转的状态，别说对页码等细节之处进行设置，所有格式问题都会被抛之脑后。

所以，我建议大家，动笔前先设置格式，养成不设置格式不动笔的工作习惯。这样可以有效防止写完公文材料后没有多余的精力处理格式问题的情况发生。